Sistema de Gestión Documental como herramienta de innovación en la administración de información empresarial: Caso Continental Tire Andina

Résumé

El objetivo de esta investigación es analizar la manera en que los sistemas de gestión documental (SGD) contribuyen a mejorar la eficiencia en el uso de recursos dentro de una organización. El propósito de la investigación es identificar los resultados de la implementación de un SGD y cómo estos constituyen parte de los procesos de innovación dentro las empresas. La metodología utilizada para esta investigación se basa en la búsqueda, organización y análisis de documentos relacionados a la innovación empresarial, gestión documental y el emprendimiento corporativo. Se describe además el proceso de adopción y el uso de un sistema de gestión  ocumental computarizado dentro de la empresa cuencana Continental Tire Andina, el cual remplazó al modelo tradicional de gestión documental basado en documentos físicos. Como resultados se exponen las ventajas del uso de un SGD con base tecnológica en la administración de los documentos. El SGD con base tecnológica es la plataforma base que sustenta las operaciones habituales de la empresa analizada. Se concluye que un SGD con base tecnológica permite: simplificar el manejo y distribución de la información dentro de la organización; incrementa la eficiencia en la administración de costos relacionados con la logística de distribución de la información y disminuye las no conformidades a niveles operativos generadas por el uso inadecuado de la información, como consecuencia de la falta de control o actualización en la emisión de documentación fundamental para las operaciones de la organización.

Palabras clave: desarrollo tecnológico, emprendimiento corporativo, gestión documental, innovación empresarial.

Abstract
This research aim is to analyze the way how a document management systems (DMS) contribute to the efficiency in the resources utilization within an organization. The purpose of this research is identify the DMS implementation results, and to know the way how it becomes part of the innovative process in the company.  The research methodology used is based on the research, organization and analysis of documents related to: business innovation, document management, and corporate entrepreneurship. This document describes the process of adoption and the utilization of an electronic document management system in the Cuenca company, Continental Tire Andina. The electronic system replaced the traditional documental management model based on paper documents. As a result, the advantages of the utilization of DMS technology-based in the documents administration, is presented. The DMS technology-based is the base platform in the daily activities in the analyzed company. In conclusion, the DMS technology-based allows: to simplify the distribution and management of the information in the organization; to increase the efficiency in the costs management related to the logistics process in the distribution of the information; to reduce, to operational levels, the nonconformities related to improper information use presented due to the lack of control and updating in the emission of documents that are fundamental in the organization operations.

Keywords:
technological development, corporate entrepreneurship, document management, corpo-
rate innovation.